Здравствуйте. Подскажите, как правильно выделить доли детям в квартире без натариуса?

Мат. капитал вложили в недвижимость общ. пл 26,5 кв. м. (2011г)

Затем оформили ипотеку на другую недвижимость, в общую совместную собственность без указания долей ( я заёмщик, муж - созаемщик) общая площадь 55кв.м (2018г).

С разрешения опеки, продали недвижимость где был вложен мат. капитал, также с разрешения опеки сняли деньги и погасили часть ипотеки. Естественно дали обязательство выделить доли детям в новой квартире.

Вот ипотека погашен, обременение снято.

Мы составили соглашение в простой письменной форме, выделили доли нам с мужем, также в совместной собственности 2/4 доли, дочке 1/4 доля и сыну 1/4 доля.

Росреестр отказал в регистрации. Написали что и мужу нужно долю отдельную выделять, и только через нотариуса заверять.

Я пошла на консультацию к нотариусу, мне объяснили, что про мат капитал забудьте, вы его уже потратили и продали это жилье. Вам нужно исполнить обязательство перед опекой. Соглашение вам не подходит. Вам можно составить договор дарения, где вы должны прописать доли всем членам семьи, в простой письменной форме и нотариус вам не нужен.

Так ли это? Если доли будут по 1/4 каждому члену семьи.

Заранее благодарю за ответы.

P. S. МЫ живём в одном городе России, купленная квартира в другом городе России. Можем ли мы сдать документы и выделить доли в городе, котором живём? Или обязательно нужно такие документы сдавать только там, где находится квартира купленная?